Risk management bij de opening en sluitingsprocedure
Dit is een van de zwakste momenten in een organisatie. Het openen en sluiten van een museum. De persoon die opent of sluit, heeft een verhoogd risico om te worden lastig te vallen door een ongewenste bezoeker.

Dit risico van worden verminderd door een aantal procedures goed toe te passen. Altijd openen en sluiten met meerdere personen. Het openen en sluiten van de bijbehorende kantoren dient niet door dezelfde persoon gedaan te worden. Er moeten andere sleutels gebruikt worden. Een persoon mag nooit alle sleutels in bezit hebben.

Daarnaast moet elk deel van het museum een andere alarm hebben. Het mag niet zo zijn dat als het alarm in het kantoorgedeelte wordt afgezet dat ook de exhibitieruimte niet meer onder alarm staan. Daarnaast zijn brand en sluitrondes van belang om te zorgen dat er werkelijk geen ongewenste personen of objecten in het gebouw aanwezig zijn. Daarnaast dient voorspelbaarheid minimaal te zijn.

De reactie op het alarm
Het signaal of alarm moet in eerste instantie herkend worden door het personeel. Kennis van de situatie, de procedures en de collectie alsmede de reactiesnelheid en de snelheid waarmee een beslissing wordt genomen is belangrijk.

Het is noodzakelijk dat mensen hierin getraind worden. Dat professionele beveiligers belast worden met de taak en niet de gewone museummedewerker hiermee belast wordt.

Nu de verkoopwaarde van kunstwerken in de miljoenen loopt en de Oost Europese landen hun grenzen geopend hebben, stijgt ook de criminaliteit in de kunstwereld. Riskmanagement is een must. Het minimaliseren van de risico’s het niet overlaten aan toeval zijn de juiste manier van het beveiligen van een museum. Maak een risicoanalyse om risico’s te bepalen en te minimaliseren, daarnaast is het belangrijk het museum in te deler en de aparte delen te beveiligen. Per sectie dienen maatregelen genomen te worden en de zwakke punten in de organisatie dienen extra beveiligd te worden. Zorg dat een museum wordt beveiligd door de juiste personen en door de best opgeleide personen die weten hoe te reageren in alle situaties en alert zijn op signalen.

Daarnaast dient er een intern en extern beveiligingsplan worden gemaakt waarin alle factoren van risico worden vermeld. Alle afspraken met politie, brandweer, ziekenhuis en museum restauratie specialisten, ateliers etc dienen in het beveiligingsplan te worden opgenomen zodat men in geval van een calamiteit snel kan handelen.

Een calamiteitenplan inclusief een crisiscoördinatie team van hulpverleners, politie en brandweer dient aanwezig te zijn. Management en directie medewerkers dienen ook verantwoordelijk te zijn voor media contacten, beveiliging, technische ondersteuning in het museum gedurende een calamiteit. Taakomschrijvingen hierin zijn essentieel.

Dit is veel werk, maar op de dag dat een calamiteit zich voor doet is het dit dubbel en dwars waard als u kunt zeggen: Wij hebben alles onder controle.

Een checklist omvat alle dagelijkse procedures en vraagstukken:

Checklist medewerkers:

- wat weet u van medewerkers die elke dag in of rondom het museum aanwezig zijn?
- Zijn de referenties van alle medewerkers nagetrokken gedurende hun sollicitatie? Kloppen de gegevens die de medewerkers hebben opgegeven?
- Zijn de tijdelijke krachten competent? Zijn de tijdelijke kracht betrouwbaar genoeg om met de collectie te werken?
- Zijn de verantwoordelijkheden bij hun aanstelling bekend gemaakt of heeft een persoon geleidelijk aan meer verantwoordelijkheden gekregen die hem of haar eigenlijk niet toebehoren?
- Door wie worden de medewerkers gecontroleerd en hoe wordt deze controle weer gecheckt?
- Zijn er procedures om diefstal van binnen de organisatie tot een minimum te beperken?
- Welke speciale procedures zijn er voor personen die slechts enkele dagen in het museum werken?
- Mogen tijdelijke werknemers ook in de depots komen?
- Worden tijdelijke werknemers alleen gelaten?
- Worden de tijdelijke werkers geïntroduceerd aan de vaste werknemers zodat zijn kunnen worden herkend en beoordeeld?
- Wie heeft de sleutels van kasten en deuren naar een bepaald deel van de collectie?
- Wie heeft de sleutels van de gebouwen en waarom?
- Is dit voor tijdelijke tijd of permanent?
- Moeten medewerkers tekenen voor een sleutel. Worden er dan speciale formulier ingevuld?
- Weet u hoeveel sleutels er exact in omloop zijn en wie deze beheren?
- Wordt er een sleutelplan bijgehouden?
- Als er codes worden gebruikt, wordt de code en de sleutels apart bijgehouden?
- Is het toegestaan om objecten van de collectie in de kantoorruimten van medewerkers te laten.
- Worden medewerkers gecontroleerd op bezit van spullen bij het verlaten van het gebouw?
- Aan wie wordt er beveiligingsinformatie gegeven. Controleer altijd de identiteit van een persoon voordat u vertrouwelijk informatie weggeeft.
- Wie is de eindverantwoordelijke voor de beveiliging?
- Hoe wordt deze eindverantwoordelijke gecontroleerd.

Collectiechecklist:

- Vermeld nooit de waarde van uw collectie in het registratie systeem.
- Beveilig uw registratiesysteem
- Wanneer een object wordt verwijderd, plaats een absentiekaartje op de plaats waar het was.
- Toegang tot het depot mag alleen met twee personen tegelijkertijd.
- Bij verwijdering van een object moet er door twee personen getekend worden en de lijst moet gecontroleerd worden door de directeur of verantwoordelijke curator.
- Indien mogelijk, kenmerk de kunstwerken, ultraviolet inkt of een andere mogelijke inschrijving.
- Alle registratie dient bijgehouden te worden elke dag en in meervoud bewaart te worden in meerdere kluizen.
- Ook buiten het museum: bankkluis dient een kopie bewaard te worden.
- Voordat een collectie wordt geshowd dient deze te zijn vastgelegd op beeld: foto of video. Van meerdere kanten.

vorige pagina

begin pagina

volgende pagina